Op zoek naar boekhoudsoftware voor een klein of middelgroot bedrijf laten veel ondernemers zich vangen door het kopen van het eerste het beste populaire programma. Software zoals QuickBooks of Peachtree bijvoorbeeld is redelijk geprijsd en wordt bijzonder veel gebruikt. Dan is de keuze snel gemaakt zou je denken. Toch is dit niet altijd de goede strategie. Vooraleer je een programma kiest zou je immers juist moeten hebben omschreven wat je ervan verwacht.

Wat verwacht je van de software?

Daarom maak je best eerst een overzicht van alle taken die je boekhoudsoftware voor je zal moeten gaan doen. Op basis van deze lijst kan je nu verschillende softwarepakketten gaan vergelijken. Eerst zou je moeten beslissen of je een uitgebreid volledig boekhoudprogramma nodig hebt of dat je ook kan volstaan met een veel eenvoudiger en lichter programma om facturen op te maken en uitgaves bij te houden zodat je je cashflow situatie kan inschatten.

Je kan vanuit beide soorten programma’s data aan je boekhouder leveren zodat die belastingaangiftes kan opstellen en veel van deze programma’s zijn compatibel met de software die je gebruikt om je belastingaangifte te maken.

De keuze gaat vooral over de details die je wil kunnen zien in je boekhouding. Wil je graag een volledig overzicht van hoeveel je investeringen je opleveren en de financiële toestand van je bedrijf? Kies dan voor het volledige en uitgebreide pakket. Als je enkel een overzicht wilt van incasso’s en uitstaande schulden dan kan je volstaan met een lichter pakket.

Basisbehoeftes zijn voor elk bedrijf hetzelfde

Elk klein bedrijf heeft een aantal basisbehoeftes gemeenschappelijk: overzicht van uitstaande incasso’s en schulden, uitgaves, inkomsten en belastingaangiftes. Daarnaast zal je misschien ook aan stockbeheer moeten doen, verkoopvoorspellingen moeten kunnen maken en eventueel nog andere zaken afhankelijk van het soort bedrijf dat je leidt. Maak een lijstje van deze behoeftes, eventueel samen je boekhouder, vooraleer je boekhoudsoftware gaat aankopen.

Vergeet de beveiliging niet

Zo, nu je deze stappen gevolgd hebt zou je moeten weten wat je behoeftes zijn als het om boekhoudingstools gaat. Met deze kennis in het achterhoofd zou je de keuze van geschikte producten voor jou behoeftes al behoorlijk moeten kunnen inperken. Nadat je alle geschikte programma’s op een rijtje hebt gezet rest je enkel nog die software te kiezen die de beste prijs heeft, het gemakkelijkste in gebruik is én (en dit is een aspect dat te vaak uit het oog verloren wordt) die ook goed beveiligd is. Aan jou de keuze!