Als kleine of middelgrote onderneming heb je misschien niet iemand in dienst die zich volledig kan toeleggen op het financiële management van je onderneming. Vaak wordt dit werk uitbesteed aan de boekhouder of het boekhoudkantoor die op basis van de boekhouding aanbevelingen kunnen doen. Toch loont het ook de moeite om als ondernemer zelf goed na te denken over het financiële beheer, dit vermindert immers het risico op cashflow- en betalingsproblemen en helpt je je bedrijf op lange termijn op een gezonde manier uit te bouwen. Daarom geven we je hieronder een checklist met punten waar je aandacht zou moeten besteden qua financieel beheer.

1. Cash-flow vooruitzichten

Hoewel veel ondernemers hun cash-flow vooruitzichten baseren op ervaringen uit het verleden is deze methode geen garantie op succes. De conjunctuur kan plots wijzigen waardoor deze voorspellingen niet uitkomen zoals verwacht. Om een goede inschatting van je cash-flow situatie te maken zou je je verkopen moeten kunnen voorspellen en een inschatting maken van je uitgaves. Het is uiteraard een hele kunst om dit met enige accuraatheid te kunnen doen maar zonder dit zal je moeilijk een planning kunnen maken van hoeveel je mag uitgeven aan personeel, marketing, stock enzovoort.

2. Boekhouding

Hoewel je uiteraard professionals kan inhuren om je boekhouding voor je te doen is het ook belangrijk je hier zelf in te verdiepen. Hoe beter je op de hoogte bent van je eigen bedrijfsboekhouding hoe beter je controle kan houden over je eigen bedrijf en de nodige zekerheid hebben om gerust te zijn over de huidige en toekomstige toestand ervan.

3. Hou bij hoeveel je uitgeeft aan marketing en hoeveel inkomsten daar tegenover staan.

Als je niet weet hoeveel inkomsten er voortkomen uit elke euro die je hebt uitgegeven aan marketing dan ben je bijna zeker geld aan het verspillen. Volg de reacties op advertenties op door een log bij te houden van verkopen die het gevolg zijn van deze publiciteitscampagnes. Zo kan je ook leren welke reclames werken of niet. Laat je niet door subjectieve gevoelens maar door objectieve data leiden als het om marketing gaat.

4. Ontwikkel voorstellen voor kredieten.

Het vastleggen en onderhouden van relaties met kredietverleners en het loskrijgen van leningen is een continu proces geen eenmalige gebeurtenis. Hiervoor moet je goed doordachte leningsvoorstellen en financiële rapporten kunnen voorleggen. Deze kan je samen met je boekhouder opstellen en bijhouden.

5. Leer welke soorten kredieten er bestaan.

Soms zal je bedrijf een standaard termijnlening nodig hebben. Op andere momenten ben je misschien beter af met een kredietlijn. Zorg dat je vertrouwd bent met alle verschillende soorten leningen.

 

Als je een klein of middelgroot bedrijf leidt hebt je eigenlijk geen dure of uitgebreide boekhoudsoftware nodig. Iedereen kan met de juiste ‘templates’ en door slim gebruik te maken van alle ingebouwde functies met Excel een degelijke boekhouding bijhouden. Om je daarbij te helpen geven we je in dit artikel enkele tips. Als je deze in de praktijk brengt zal je nog sneller en vlotter met Excel kunnen werken zodat je minder tijd in je boekhouding moet investeren.

Werkbladen maken voor het registreren van cash inkomsten/uitgaven

Maak deze werkbladen aan zodat je minder tijd kwijt bent aan het registreren van al je cash inkomsten en uitgaves en eventueel ook voor het bijhouden van al je bankstortingen. Zorg dat er de datum op staat wanneer de betaling werd gedaan of ontvangen, het bedrag in euro’s, de juiste classificatie voor de belastingdiensten en een omschrijving. In die omschrijving kan je interne notitie’s opnemen. Neem er ook formules in op zodat je het totaal van elk werkblad kan berekenen, indien nodig.

Werkbladen maken voor incasso’s en uitstaande schulden

Als je zorgt dat je alle uitstaande inkomsten en uitgaves in werkbladen opneemt dan kan je deze veel beter opvolgen. Registreer er elke verkoop waarvoor je nog geen betaling hebt ontvangen. Als je een rekening hebt ontvangen maar deze pas later wil betalen registreer je het bedrag, de datum van ontvangst en de schuldeiser. Maak deze werkbladen op maat naargelang je precieze behoeftes en neem er eventueel een beschrijving in op van het soort verkoop of over de klant.

Creëer financiële statusrapporten

Financiële statusrapporten kan je in Excel maken op basis van bepaalde werkbladen die in het balans-werkblad opgenomen zijn. Zo kan je een verlies/winst-rapport maken en een status van de cashflow bijvoorbeeld. Deze werkbladen kunnen aan mekaar gelinkt zijn en kan je op hun beurt weer aan andere boekhoud-werkbladen linken. Je zou bijvoorbeeld je rapport met de hoeveelheid cash geld in de zaak linken aan je meest recente bankstortingen. De incasso’s en schulden kan je hier ook aan linken (Bron: Zelfboekhouden.org/excel-boekhouding-2/).

Gebruik de juiste formules om alles te analyseren

Nuttige boekhoudformules zijn uiteraard de ‘som’, ‘gemiddelde’ en ‘mediaan’. Je kan ook de sorteer- en subtotaalfunctie gebruiken om data binnen een werkblad te analyseren. Zo kan je de incasso’s sorteren per klant om een overzicht te krijgen van het totale incasso-bedrag per klant. Door deze Excel functies goed te gebruiken kan je snel een overzicht krijgen van de belangrijkste financiële bedrijfsgegevens.


Op zoek naar boekhoudsoftware voor een klein of middelgroot bedrijf laten veel ondernemers zich vangen door het kopen van het eerste het beste populaire programma. Software zoals QuickBooks of Peachtree bijvoorbeeld is redelijk geprijsd en wordt bijzonder veel gebruikt. Dan is de keuze snel gemaakt zou je denken. Toch is dit niet altijd de goede strategie. Vooraleer je een programma kiest zou je immers juist moeten hebben omschreven wat je ervan verwacht.

Wat verwacht je van de software?

Daarom maak je best eerst een overzicht van alle taken die je boekhoudsoftware voor je zal moeten gaan doen. Op basis van deze lijst kan je nu verschillende softwarepakketten gaan vergelijken. Eerst zou je moeten beslissen of je een uitgebreid volledig boekhoudprogramma nodig hebt of dat je ook kan volstaan met een veel eenvoudiger en lichter programma om facturen op te maken en uitgaves bij te houden zodat je je cashflow situatie kan inschatten.

Je kan vanuit beide soorten programma’s data aan je boekhouder leveren zodat die belastingaangiftes kan opstellen en veel van deze programma’s zijn compatibel met de software die je gebruikt om je belastingaangifte te maken.

De keuze gaat vooral over de details die je wil kunnen zien in je boekhouding. Wil je graag een volledig overzicht van hoeveel je investeringen je opleveren en de financiële toestand van je bedrijf? Kies dan voor het volledige en uitgebreide pakket. Als je enkel een overzicht wilt van incasso’s en uitstaande schulden dan kan je volstaan met een lichter pakket.

Basisbehoeftes zijn voor elk bedrijf hetzelfde

Elk klein bedrijf heeft een aantal basisbehoeftes gemeenschappelijk: overzicht van uitstaande incasso’s en schulden, uitgaves, inkomsten en belastingaangiftes. Daarnaast zal je misschien ook aan stockbeheer moeten doen, verkoopvoorspellingen moeten kunnen maken en eventueel nog andere zaken afhankelijk van het soort bedrijf dat je leidt. Maak een lijstje van deze behoeftes, eventueel samen je boekhouder, vooraleer je boekhoudsoftware gaat aankopen.

Vergeet de beveiliging niet

Zo, nu je deze stappen gevolgd hebt zou je moeten weten wat je behoeftes zijn als het om boekhoudingstools gaat. Met deze kennis in het achterhoofd zou je de keuze van geschikte producten voor jou behoeftes al behoorlijk moeten kunnen inperken. Nadat je alle geschikte programma’s op een rijtje hebt gezet rest je enkel nog die software te kiezen die de beste prijs heeft, het gemakkelijkste in gebruik is én (en dit is een aspect dat te vaak uit het oog verloren wordt) die ook goed beveiligd is. Aan jou de keuze!

 

Boekhouden wordt altijd gezien als het ‘saaie’ aspect aan het starten van een eigen bedrijf. Het is echter net de kern van het bedrijf die je in de boekhouding kan terugvinden. Wanneer mensen praten over het opzetten van een eigen bedrijf hoor je vaak de angst over het omgaan met de juiste regels voor het registreren van alle financiële transacties.

De beste expert ben je zelf

Veel startende bedrijven zien het dan ook als een noodzaak om een financieel expert in te huren om hen wegwijs te maken in boekhoudregels. Nochtans is het niet noodzakelijk om een opleiding economie of boekhouden gevolgd te hebben om zelf je boekhouding te kunnen doen. In een klein bedrijf dat pas opstart kan je het bij wijze van spreken vaak nog met pen en papier doen, het is enkel een kwestie van het bijhouden van inkomsten en uitgaves.


Boekhouden is inderdaad niet meer dan dat. Je houdt een register bij van al je inkomende en uitgaande facturen zodat je een balans kan maken, de BTW kan betalen en ontvangen en bedrijfsbelastingen kan aangeven. Je zal het als bewijsstuk gebruiken bij een controle van de belastingen.

Financiële rapporten

Natuurlijk is dit enkel een basisboekhouding, en deze is zoals gezegd behoorlijk eenvoudig bij te houden (Neem bijvoorbeeld eens een kijkje op http://zelfboekhouden.org). Iets complexer is het als je financiële rapporten wil gaan aanmaken die moeten dienen om kredieten te krijgen of om je aandeelhouders een overzicht te bieden van de financiële gezondheid van je bedrijf. Maar dit is iets dat eenmanszaken of kleine bedrijfjes vaak niet nodig hebben, en mocht dat toch het geval zijn huur je daar inderdaad best een specialist voor in.

Een basisboekhouding bijhouden kan heel eenvoudig zijn zodra je de regels onder de knie hebt. Er zijn een aantal klassieke fouten die opstartende bedrijven maken als ze niet waakzaam en georganiseerd genoeg zijn. De meest gemaakte fout is uiteraard het niet goed registreren van inkomsten en uitgaves vanaf de eerste dag dat je je activiteit gestart hebt. Dit zal je later zuur opbreken als je moet gaan reconstrueren waarvoor je die uitgave hebt gedaan of waaruit je die inkomsten gehad hebt. Maak er een gewoonte van om vanaf dag één alles te registreren en juist te klasseren!

Opgelet met de ‘onkosten’

Nog een klassieke fout is dat bedrijfsleiders van pas opgestarte bedrijven te los omgaan met de ‘onkosten’. Uiteraard mag je kosten inbrengen als korting op je belastingen maar dat wil niet zeggen dat je ze dan maar zoveel mogelijk moet maken. Je moet elke uitgave bijhouden, dat wel, zodat je ze later kan verantwoorden. Maar elke uitgave die je doet gaat uiteindelijk af van je inkomsten en dus winsten. Vermijd ook altijd het gebruik van persoonlijke bankrekeningen voor je bedrijf. Dit maakt het geheel nodeloos complex en je zal snel het overzicht verliezen.